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Kontaktformular – 11 Gründe warum Du eins haben solltest und welches

Kontaktformular - 11 Gründe warum Du eins haben solltest und welches

Die einen lieben Kontaktformulare, die anderen wissen nicht, warum man sie haben sollte.

Die kleinen und größeren webbasierten Formulare können prinzipiell jede Website bereichern. Sie ermöglichen es Deinen Besuchern schnell mit Dir in Kontakt zu treten und Dir als Website-Betreiber eine Nachricht zu schicken.

Doch das ist längst nicht alles, was Du mit einem Kontaktformular erreichen kannst. Es gibt gute Gründe warum Unternehmen wie Ikea, die Consorsbank oder die dpd auf die ein oder andere Weise auf Kontaktformulare setzten.

Wir zeigen Dir daher die verschiedenen Vorteile, die ein Formular für Deine erfolgreiche Unternehmenswebsite haben kann. Die Ziele, Du mit dem Webformular erreichen kannst und welches Kontaktformular für Dich das richtige ist.

 

Kontaktformular – darum solltest Du eins haben

1. Du willst Deine Leads optimieren und mehr Kunden gewinnen

Je einfacher es für Deine Besucher ist, mit Dir Kontakt aufzunehmen, umso eher werden sie Dich auch kontaktieren. Je mehr Besucher Dich kontaktieren, umso wahrscheinlicher ist es, dass aus Deinen Besuchern nicht nur qualifizierte Leads, sondern auch echte Kunden werden.

Zum Glück sind Kontaktformulare vom Grund auf dafür da, es potenziellen Kunden, Partnern und Bewerbern leicht zu machen mit Dir Kontakt aufzunehmen. Und das von überall auf der Welt, zu jedem Zeitpunkt von jedem Gerät mit Internetzugang.

Gerade für mobile Nutzer ist es oft leichter direkt ein Kontaktformular auszufüllen als erst das eigene E-Mail-Programm zu öffnen, die Mailadresse zu kopieren und Dir dann zu schreiben.

Kontaktformulare sind daher eine schöne Chance, um das volle Potenzial Deiner Website auszuschöpfen, mit mehr Besuchern in Austausch zu kommen und schließlich mehr Kunden zu gewinnen.

Kontaktformular trägt zum Website Erfolg bei

2. Dein Team soll effizienter auf Anfragen antworten können

Wie wäre es, wenn Anfragen, direkt an das richtige Teammitglied geschickt werden würden? Wenn sich so automatisch die richtige Person um das Anliegen Deiner potenzieller Kunden kümmern würde und so schnell und qualifiziert antworten könnte?

Ein Traum? Muss es nicht sein. Kontaktformulare bieten die Möglichkeit Deine Besucher eine bestimmte Vorauswahl treffen zu lassen. Sei es nach Thema, nach Fachabteilung oder auch nach Land oder Stadt. So kann vorher definiert werden, wer die Mail je nach Vorauswahl erhält. Das verringert Weiterleitungen, doppelte Arbeit und Wartezeiten. Oder anders ausgedrückt: Es erhöht die Effizienz Deines Teams.

Kontaktformular - direkter Kontakt

3. Du willst die Qualität der Antworten erhöhen

Neben einer erhöhten Effizienz führt die direkte Zusendung der Kontaktanfrage an die richtige Person auch zu einer qualitativ hochwertigeren Antwort. Potenzielle Besucher müssen nicht erst mit einer „Zwischenmail“ im Sinne von „Wir haben Ihre Anfrage erhalten und weitergeleitet“ vertröstet werden, sondern erhalten direkt eine fachlich versierte Antwort.

Daneben können Kontaktformulare auch durch zusätzliche Felder und Upload-Möglichkeiten ergänzt werden, die eine genauere Beschreibung des Anliegens ermöglichen. Dass kann im Immobilienbereich ein Grundriss sein, im IT-Bereich ein Screenshot eines Problems oder auch der Lebenslauf eines Bewerbers.

Kontakt - Qualität erhöhen

All dies kann dazu beitragen, dass die Antwort an Qualität gewinnt und der Kontakt für beide Seiten erfolgreich verläuft.

4. Deine Besucher sollen sich bestens informiert fühlen

Das Besuchererlebnis ist heute ein der entscheidenden Aspekte, um über die eigene Website Kunden zu gewinnen, bemerkenswert positiv in Erinnerung zu bleiben und empfohlen zu werden. Hierzu zählt auch, dass sich Deine Besucher während der Kontaktaufnahme gut informiert fühlen.

Beispielsweise durch einen kleinen Hinweis nach Absenden der Kontaktanfrage zur voraussichtlichen Antwortzeit. Wenn Du typischerweise zwar nicht direkt aber innerhalb von 2 Tagen antwortest, ist das für Deine potenziellen Besucher wichtig zu wissen. Dank JavaScript kann dieses Vorgehen zu einem interaktiven Erlebnis gestaltet werden.

Kontaktformular - Zusatzinfos

Im Vergleich zu einer hinterlegten Kontaktmail ergeben sich hier auf einfachem Weg schnell Möglichkeiten die Kommunikation von Anfang an zu verbessern und Deinen Besuchern ein gutes Gefühl zu geben.

5. Du willst einen erhöhten Schutz vor Spammern und unerwünschten Werbemails

Es gibt verschiedene Möglichkeiten ein Kontaktformular so einzusetzen, dass Du mit weniger Spamm und Werbung rechnen kannst.

Die gravierendste Möglichkeit ist neben dem Kontaktformular auf eine webfähige Angabe einer Mailadresse zu verzichten. Z.B. in dem die Mailadresse zwar lesbar, aber nicht kopierbar ist. Richtige Besucher hätten weiterhin die Möglichkeit Dir eine Mail zu schreiben. Entweder durch Abschreiben der Mailadresse oder durch die Nutzung des Kontaktformular.

Dein Kontaktformular löst für jede Kontaktanfrage im Hintergrund eine E-Mail-Nachricht aus, die an die von Dir hinterlegte Mailadresse geht. Für Besucher, Spammer und Crawler ist diese Mailadresse jedoch nicht zu sehen, so dass Du hier geschützt bist.

Da es aber heute erwartet wird, dass man per mailto-Funktion direkt auf einer Website eine Mailadresse anklicken und mit Dir in Kontakt treten kann, ist die zuvor beschriebenen Variante nicht für jeden Unternehmen zu empfehlen.

Kontaktformular Spamschutz

Besser ist da ein im Kontaktformular integrierte Spam-Schutz. Beispielsweise durch versteckte Felder, die nur von Crawlern ausgefüllt werden und so automatisch nicht an Dich geschickt werden. Auch ein ReCaptcha bzw. Captcha eignen sich hierfür.

Nicht nur die Qualität der Kontaktanfragen kann sich hierdurch erhöhen. Der Aufwand die relevanten Mails von unrelevanten Spam-Mails zu trennen kann sich so verringern und wichtige Mails gehen weniger unter.

6. Deine Besucher sollen jederzeit die Möglichkeit haben mit Dir Kontakt aufzunehmen

Deine Website ist 365 Tage im Jahr 24 Stunden lang für Dich im Einsatz. Informiert Deine Besucher und vermarket Dein Unternehmen, Deine Leistungen und Produkte. Schade, wenn da die Kontaktaufnahmen nicht zu jeder Zeit möglich wäre.

Ein Kontaktformular macht es Besuchern auf der ganzen Welt leicht, auch zu Zeiten außerhalb der normalen Arbeitszeit mit Dir Kontaktaufzunehmen. So kannst Du Leads gewinnen, auch wenn Du gerade nicht auf der Arbeit bist.

Kontaktformular Erreichbarkeit

7. Du willst das Image Deines Unternehmens verbessern

Sicher könntest Du auch einfach eine Mailadresse als Kontaktmöglichkeit auf Deiner Website hinterlegen. Als zusätzliche Möglichkeit wird das heute erwartet und ist auch je nach Vorlieben Deiner Besucher die Nr. 1 der Wahl im Vergleich zu Kontaktformularen.

Doch je größer ein Unternehmen ist und je besser das eigene Image hinsichtlich Service- und Kundenorientiertheit sein soll, umso wichtiger werden Kontaktformulare. So suchen jeden Monat im Schnitt über 1.000 Personen nach dem Suchbegriff Ikea Kontaktformular. Warum ist das so?

Kontaktformular Ikea

Die Kontaktaufnahme über ein Kontaktformular kann die Wartezeit erheblich verkürzen. Wer schon mal in einer telefonischen Dauerschleife gehangen hat, weiß, was ich meine. Es wundert daher nicht, dass das Suchvolumen nach Vodafon Kontaktformular bei 4.200 pro Monat liegt.

Schade nur dass Vodafon gar kein Kontaktformular anbietet, denn genau das wünschen sich anscheinend die Kunden und potenziellen Kunden. Ein gutes Kontaktformular könnte hier wie bei Ikea zu einem besseren Service führen, zufriedeneren Kunden und einem besseren Image.

8. Die starke Kundenorientierung Deines Unternehmens soll auch im Web spürbar sein

Live vor Ort bei Dir im Büro, im Geschäft oder auf der Messe steht Dein Kunde immer im Mittelpunkt? Die entgegengebrachte Wertschätzung ist Euer Markenzeichen?

Dann sollte diese gelebte Kundenorientierung auf jeden Fall auch über Deine Website rüberkommen. Für manche Website-Besucher ist ein Kontaktformular einfach eine Geste, die zeigt, dass Du organisiert, engagiert und professionell bist. Ein Zeichen, dass Du an sie gedacht hast und ihnen ihre Lieblingsvariante anbietest mit Dir Kontaktaufzunehmen.

Kundenorientiert - ein Herz für Kunden

9. Die Interaktion über Deine Website soll optimiert werden (Platzierung des Formulars)

Deine Website-Besucher nutzen gerne Kontaktformulare, doch die Interaktion könnte noch verbessert werden?

Durch die Nutzung von Kontaktformularen auf unterschiedlichen Webseiten Deiner Website und entsprechender Zuordnung der Seiten zu den Kontaktanfragen, kannst Du zusätzliche Informationen gewinnen.

Beispielsweise ob ein Kontaktformular auf einer bestimmten Webseite besonders gut funktioniert und ob unterschiedliche Platzierungen im Rahmen der Gestaltung Deiner Website eine Rolle spielen.

So hast Du eine Möglichkeit zu erkennen, wie Deine Kontaktformulare am besten in Deine Website integriert werden müssen. Die entsprechende Webseitenoptimierung verbessert das Besuchererlebnis und steigert die Kontaktaufnahme zu Dir.

Smooth Page Transitions für alle Fans moderner, hochwertiger Websites 2

10. Du willst Deine Conversionrate und den Return on Invest datengestützt optimieren

Egal ob Kontaktformular, Anfrageformular oder ein Formular zur Produktkonfiguration. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit Webformulare mit einer Datenbank oder auch einem CRM zu verbinden. Auf diese Weise sind Auswertungen über die gewonnenen Daten sehr gut möglich und können wie im Beispiel des CRMs leicht mit anderen Daten zusammengeführt werden.

Auf diese Weise können Optimierungspotenziale hinsichtlich der Formulare wie auch der eigenen Website. Und je nachdem welche Daten abgefragt werden natürlich auch darüber hinaus z.B. Optimierungen hinsichtlich des Inhalts oder der angebotenen Leistungen.

11. Der Datenschutz Deiner Besucher ist Dir wichtig

Kontaktformulare sind nicht per se Datenschutzkonform. Sie können und sollten es aber sein. Auf das WIE gehe ich weiter unten noch drauf ein.

An dieser Stelle möchte ich aber kurz erwähnen, dass ein Kontaktformular, wenn es DSVGO konform auf Deiner Website integriert ist, Dir eine Möglichkeit bietet, Daten von Deinen Besuchern zu erhalten und gleichzeitig den Schutz der Daten Deiner Besucher ernst zu nehmen.

Webseitenoptimierung 2021 – 10 kritische Fakten zu Design, SEO, Performance 9

 

Welches Kontaktformular ist das richtige für Dich?

Je größer Deine Ziele, je höher Deine Anforderungen, desto besser sollte Dein Kontaktformular sein. Doch was bedeutet das konkret? Du hast folgende Möglichkeiten.

1. Standard-Lösungen mit kostenlosen oder kostenpflichtigen WordPress Plugins

Wenn Du ein CMS wie WordPress verwendest gibt es speziell entwickelte Plugins, die es Dir ermöglichen ein Kontaktformular auf Deine Website zu integrieren.

Zu den bekanntesten und beliebtesten Kontaktformular Plugins zählen hier z.B. Contact Form 7 und WPForms. Beide sind Standardlösungen, die es in einer kostenlosen Varianten gibt.

Verständlicherweise sind in der kostenlosen Plugin-Variante bereits ein paar Funktionalitäten enthalten, aber lange nicht alle. Contact Form 7 bietet keine kostenpflichtigen Lösungen an, aber es gibt inzwischen ein paar Zusatzplugins die speziell als Ergänzung zu Contact Form 7 erstellt wurden und ebenfalls ganz beliebt sind. Die finanzielle Unterstützung für die Entwickler von Contact Form 7 erfolgt hier rein auf Spendenbasis, die perspektivisch dazu beiträgt, dass das Kontaktformular weiterentwickelt wird und der technischen Entwicklung im Web standhält.

Zu WPForms gibt es als Ergänzung kostenpflichtige Varianten.

WordPress Kontaktformular

Stellvertreten für andere Plugins bringen diese beiden Standardlösungen schon einiges mit. Alle diese Varianten – ob kostenlos oder kostenpflichtig – sind jedoch im begrenzten Maß anpassbar und sollten daher idealerweise von Anfang an so ausgewählt sein, dass sie Deine Ziele erreichen.

Die Nachteile dieser Plugins liegen z.B. in den folgenden Punkten. Je nach Plugin wird jede Menge Code installiert, den Du nicht benötigst. Hierdurch kann es zu einer verschlechterten Ladezeit, schlechterem Google-Ranking und vor allem schlechterem Besuchererlebnis kommen. Je nach Anforderung kann es sein, dass Deine Anforderungen hinsichtlich Funktionalität und oder Design nicht erfüllt werden. Die Auswahl kann sehr sehr lange dauern, um zu klären, ob Du Deine Ziele mit einem der Plugins erreichst. Wenn nicht, ist hiervon abzuraten.

2. Standard-Lösungen externer Anbieter für CMS-freie Seiten z.B. in Kombination mit React

Du hast eine Website ohne Content Management System bzw. möchtest Dir eine neue Website erstellen lassen mit Kontaktformular aber ohne CMS?

Auch das ist natürlich sehr gut möglich und auch hierfür gibt es inzwischen externe Anbieter, die Kontaktformulare so anbieten, dass sie im Code mit eingebunden werden können. Dies gilt sowohl für Websites als auch für Webanwendungen die z.B. mit React oder einem anderen JavaScript-Framework erstellt sind.

Bevor die Mails aus den Formularen allerdings bei Dir landen, gelangen sie hierbei typischerweise zunächst auf einen Server außerhalb Deutschlands, bzw. außerhalb der EU. Da mir bisher kein Anbieter innerhalb der EU bekannt ist, sind diese Kontaktformulare leider per se nicht datenschutzkonform. Natürlich kann es sein, dass ich einen Anbieter nicht kenne. Falls Du also eine Standard-Lösung eines Anbieters interessiert bist, schau Dich gerne im Internet um. Behalte einfach den Hinweis zum Datenschutz dabei im Kopf und prüfe die Lösungen darauf hin.

Falls Du eine Standard-Lösung kennenlernst oder schon kennst, die auf Websites oder Web Apps DSGVO konform integriert werden kann, freue ich mich davon zu erfahren und diesen Beitrag zu aktualisieren.

3. Individuelle Lösungen als Plugin

Die Erstellung eines individuellen WordPress Kontaktformular Plugins kann sich immer dann lohnen, wenn Deine Anforderungen über den Standard hinausgehen. Dabei kann es sich um höhere Anforderungen an die Gestaltung Deines Kontaktformulars, dessen individuelle Integration auf verschiedene Seiten Deiner Website oder auch spezielle DSGVO konforme Datenspeicherung und -auswertung handeln.

Die Investition in ein WordPress Kontaktformular Plugin lohnt sich insbesondere, wenn es öfter eingesetzt werden kann, denn dazu sind Plugins wie gemacht. Beispielsweise wenn es auch auf den Websites verschiedener Tochterunternehmen oder Projektwebsites eingesetzt werden kann. In dem Fall kann ein individuell erstelltes WordPress Kontaktformular als Corporate Design Element das Branding Deiner Unternehmensgruppe stärken.

4. Individuelle Lösungen für Websites und Webanwendungen

Gerade für Websites ohne CMS sowie high end Websites und Webanwendungen auf Basis von JavaScript Frameworks bieten sich individuell programmierte Kontaktformulare an. Sie können so nicht nur optimal an Deine Ziele und Anforderungen angepasst werden. Sie können auch so erstellt werden, dass sie das Benutzererlebnis Deiner Website aufgreifen, sich harmonisch integrieren und DSGVO konform sind.

individuelles Kontaktformular

 

Die drei wichtigsten Aspekte Deines Kontaktformulars

Egal für welches Kontaktformular Du Dich entscheidest. Die Mindestanforderung sollte es immer erfüllen. Das ist bei weitem nicht immer der Fall. Achte daher insbesondere auf folgende Punkte

1.  Mails kommen sicher bei Dir an

Logisch, wenn jemand Dein Kontaktformular benutzt und Dir darüber eine Nachricht schickt, sollte sie auch ankommen. Leider kann es immer wieder vorkommen, dass genau das nicht so ist.

Die Gründe hierfür können sehr unterschiedlich sein. Auf der einen Seite kann es einen Fehler in der Programmierung geben, Serverprobleme oder Webtechnologien, die aufgrund fehlender Updates nicht mehr zusammenpassen. Auf der anderen Seite kann die Spam-Einstellungen Deines Mailprogramms die Zusendung der Mails verhindern.

Zu guter Letzt kann es auch einfach sein, dass die von Dir im Kontaktformal hinterlegte Mailadresse falsch geschrieben wurde. In diesem Fall kann natürlich schnell die richtige hinterlegt werden. Der Fall zeigt aber, dass Du auf jeden Fall Dein Kontaktformular testen solltest, um sicherzustellen, dass es einwandfrei funktioniert.

Kontaktformular - Mail kommt an

2. Responsiv und für Mobil optimiert

Wenn Du schon mal versucht hast ein nicht responsives Formular auf Deinem Handy auszufüllen, weißt Du wie nervig das ist. Aber auch wenn nicht, kannst Du Dir sicher vorstellen, warum Deine Besucher heute einfach erwarten, dass Dein Kontaktformular für mobile Geräte optimiert ist.

Responsive Kontaktformulare sehen nicht nur besser aus, sie werden anders als nicht responsive Formulare auch genutzt. Da die Nutzung Deines Kontaktformulars das Kontaktformular erst sinnvoll macht, sollte die Responsivität definitiv gegeben sein. Deine Unternehmenswebsite ist bisher noch nicht responsiv? Dann ist es dringend Zeit für ein Redesign.

3. DSGVO konform

Sofern die Zielgruppe für Deine Website nicht gerade in China oder den USA lebt, sondern in Europa, solltest Du auf jeden Fall darauf achten, dass Dein Kontaktformular DSGVO konform ist. Wir sind keine Rechtsanwälte und dürfen Dich daher nicht rechtlich beraten. Ein paar Punkte haben sich aber im Internet durchgesetzt, die ich Dir hier gerne mitgeben möchte.

Erstens sei hier die Möglichkeit zu nennen, dass Deine Besucher den Datenschutzbestimmungen Deiner Website zustimmen müssen. Gerade die Datennutzung und Speicherung muss hier geregelt sein.

Zweitens sollte die Formular Übertragung sicher erfolgen – z.B. mit TSL (Transport Layer Security) oder SSL (Secure Sockets Layer).

Kontaktformular dsgvo

Drittens ist auch zu beachten, dass der für das Kontaktformular verwendete Server innerhalb der EU ist. Andernfalls kann es immer sein, dass die Daten Deiner Besucher anderweitig genutzt und gespeichert werden.

Als vierter Punkt sei erwähnt, dass z.T. über Plugins und Zusatzfeatures wie Spam-Schutz Benutzerdaten an (unbekannte) Dritte übertragen werden. Achte daher bei der Auswahl darauf und entscheide Dich bewusst dafür oder dagegen. Beispielsweise ist ReCaptcha ein typischer Spam-Schutz, der von Google für bis zu 1.000.000 Aufrufe pro Monat kostenfrei zur Nutzung bereitgestellt wird. Durch die Nutzung im Rahmen des Kontaktformulars kann Google Daten von Nutzern erhalten.

Aber keine Sorge, ein Captcha als Spam-Schutz lässt sich im Zweifel gut als datenschutzkonform Variante selbst programmieren, so dass Du hier mit einer individuellen Lösung Datenschutz und Spam-Schutz vereinen kannst.

Weitere Informationen zum Thema Kontaktformular und DSGVO findest Du z.B. bei den Datenschutzexperten von Keyed und natürlich bei einem Rechtsanwalt Deines Vertrauens.

 

Fazit Kontaktformular

Es gibt viele gute Gründe ein Kontaktformular auf der eigenen Website zu integrieren. Insbesondere Deine Ziele zu erreichen, Dein Image zu stärken und das Besuchererlebnis zu optimieren.

Je nachdem welche Ziele zu Du verfolgst und wie hoch Deine Anforderungen an Dein Kontaktformular sind, umso wichtiger ist die richtige Wahl Deines Kontaktformulars. Standard-Lösungen z.B. als WordPress Kontaktformular Plugin bieten schon jede Menge Möglichkeiten, bringen hinsichtlich des Datenschutzes aber auch ein paar Risiken mit.

Am flexibelsten sind natürlich individuelle Kontaktformulare, die genau auf Dein Unternehmen, Deine Wünsche und Ziele zugeschnitten sind. Und wenn ein Kontaktformular nicht mehr ausreicht, kann aus der Idee eines individuellen Kontaktformulars auch weiterführende Webformulare entwickelt werden. Beispielsweise unser Website Planer.